Microsoft Office Professional 2010 para Windows

La conclusión: Microsoft Office 2010 es una actualización digna para empresas y usuarios individuales que necesitan aplicaciones de productividad a nivel profesional, pero llevará un tiempo acostumbrarse a la interfaz remodelada. Los usuarios que buscan software de oficina básico y extremadamente sencillo deberían seguir utilizando las ofertas en línea de Google y otros o continuar usando versiones anteriores de Office que ya han dominado.

El mundo ha cambiado mucho desde que Microsoft introdujo Office 2007. En ese tiempo, Google se ha convertido en un jugador importante, con su suite de herramientas en línea, e incluso Apple ha hecho incursiones con su suite de oficina iWork, aunque, admitidamente, dentro de un conjunto más pequeño de usuarios de computadoras. A pesar de la vasta base de usuarios de los productos de Microsoft Office, con nuevos competidores en el mercado, Microsoft Office 2010 necesitaba ser bueno. Intentando ponerse al día y mirar hacia adelante simultáneamente, Microsoft intenta, en Office 2010, seguir siendo (o convertirse en) el centro de tu vida laboral, permitiéndote usar tu PC, smartphone y la Web para hacer que tus proyectos se integren de manera más eficiente.

Es cierto: cada aplicación de la suite ha sido mejorada y ajustada en un esfuerzo por hacer tus días ocupados más eficientes, pero necesitarás estar preparado para una curva de aprendizaje para acostumbrarte a los cambios de Office 2010.

Esta actualización no es para todos; si eres un usuario avanzado que tiene una forma específica de hacer las cosas y quieres toda la misma funcionalidad que una versión anterior de Microsoft Office, entonces probablemente puedas arreglártelas con una versión anterior. Sin embargo, al igual que con Office 2007, Office 2003 o versiones anteriores de la suite necesitarán herramientas de conversión para abrir muchos de los tipos de archivo Open XML que ahora son predeterminados. Pero si estás ansioso por probar nuevas funciones que ahorran tiempo y estás dispuesto a pasar un tiempo aprendiendo dónde está todo, creemos que apreciarás esta importante actualización. Incluso los nuevos usuarios de suites de productividad y los estudiantes que buscan un conjunto sólido de aplicaciones de productividad se beneficiarán de las nuevas características en Office 2010, y seguramente la licencia académica es más que razonable por lo que obtienes.

Uno de los principales cambios nuevos en la suite es la capacidad de colaborar y compartir tu trabajo utilizando aplicaciones web. Puedes colaborar usando aplicaciones web a través de tu SkyDrive (25GB de almacenamiento en línea disponible) en Windows Live. También puedes colaborar con un compañero de trabajo utilizando una versión conectada a Facebook de las aplicaciones web, sin embargo, los representantes de Microsoft nos explicaron que la versión conectada a Facebook que vimos en la demostración de la empresa es solo un programa piloto para probar características de redes sociales. Tal como está, tener dos formas de conectarse nos parece un poco confuso, pero reservaremos nuestro juicio hasta que se resuelvan los errores.

Ediciones de Office

Revisamos Office 2010 Professional, que cuesta un sustancial $499. Esta suite incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access, además de SharePoint Workspace para herramientas colaborativas, e InfoPath Designer para formularios estandarizados. Si no necesitas correo electrónico de escritorio, deberías optar por la versión más baja de Office, Home & Student a $149, que incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Office 2010 Home and Business añade Outlook 2010 a la versión Home and Student y cuesta $279. Office Professional Academic 2010 está disponible solo a través de revendedores académicos autorizados y cuesta $99. Desafortunadamente, no hay precios de actualización para Microsoft Office 2010, porque Microsoft encontró que la mayoría de las personas compran Office cuando compran una nueva computadora y había poco interés en actualizaciones en los puntos de venta.

Instalación

Instalamos Office 2010 en dos máquinas de prueba diferentes, una con Windows XP y la otra con Windows 7. En ambos casos, la instalación estándar fue bastante indolora, tardando menos de 20 minutos de principio a fin. Los requisitos para ejecutar Office 2010 varían dependiendo del sistema operativo que estés utilizando, pero necesitarás al menos un procesador de 500MHz o superior, 256MB de RAM (512MB recomendados para usar funciones más avanzadas), y Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32 bits).

La conectividad a Microsoft Exchange 2000 Server o posterior es necesaria para ciertas funcionalidades avanzadas en Office Outlook 2010. La Búsqueda Instantánea con opciones que aparecen a medida que escribes requiere Windows Desktop Search 3.0. También necesitarás Windows Server 2003 con SP1 o posterior ejecutando Windows SharePoint Services si deseas utilizar las herramientas de colaboración más avanzadas. Nos alegró ver que Office 2010 no llenó nuestro escritorio con nuevos íconos de acceso directo, dejándonos decidir cómo queríamos lanzar la suite.

Interfaz

La Cinta ha regresado en Office 2010 (primero introducida en Office 2007) y ahora se ofrece en todas las aplicaciones de la suite. Hubo mucha resistencia entre los usuarios a la introducción de la Cinta en Office 2007 en solo unas pocas aplicaciones principales, y ahora te enfrentarás a estos cambios en todas las aplicaciones. Solo podemos sugerir a aquellos que aún son reacios a la Cinta que, con el tiempo, la funcionalidad entre aplicaciones se vuelve muy útil. La Cinta ahora cambia según la función que estés utilizando en ese momento y tienes la capacidad de agregar o eliminar funciones de cualquier Cinta si necesitas ciertas funciones para tu flujo de trabajo específico. Al igual que en Office 2007, hay un conjunto básico de pestañas siempre activas en la Cinta, así como pestañas contextuales que aparecen solo cuando el software detecta que las necesitas. Las herramientas de formato de imagen, por ejemplo, aparecen como una pestaña solo si seleccionas una imagen en tu documento.

Uno de los cambios más impactantes es el menú de archivo que ahora te llevará a una sección de gestión de documentos de página completa llamada Backstage. Al igual que el antiguo menú de archivo (o menú de logo), podrás abrir, guardar e imprimir tus documentos desde Backstage, pero ahora Microsoft ha añadido una serie de funciones para ayudarte con los siguientes pasos para tu documento. Puedes establecer permisos para restringir tus cambios, incluyendo cifrado de documentos protegido por contraseña, crear restricciones de acceso para usuarios específicos e incluir una firma digital invisible para asegurar la integridad del documento.

Las funciones de guardar y enviar (compartir) también se encuentran en Backstage, junto con la opción de inspeccionar el documento en busca de datos ocultos (como comentarios y revisiones del documento), Comprobar Accesibilidad para aquellos con discapacidades, y también para asegurar la compatibilidad con versiones anteriores de Office. Una vez que hayas inspeccionado correctamente tu documento, puedes hacer clic en el botón Guardar y Enviar para abrir opciones para adjuntar automáticamente el documento a un correo electrónico, guardar en la Web (con una cuenta de Windows Live) para colaboración o accesibilidad desde cualquier lugar, guardar en SharePoint para disponibilidad interoficina, y otras opciones. Tus opciones de vista previa de impresión también están ahora en Backstage, por lo que puedes ver cómo se verá tu documento sin abrir ventanas adicionales. Aunque útil, el menú de Archivo remodelado (o ventana Backstage) puede ser uno de los ajustes de interfaz a los que la gente le cuesta acostumbrarse, pero creemos que tener todas estas funciones en un solo lugar es mucho más eficiente.

Al igual que Office 2007, Office 2010 te permite cambiar rápidamente estilos, colores y fuentes en la mayoría de las aplicaciones de la suite a través del uso de Galerías de Estilo desplegables. En PowerPoint, por ejemplo, junto con útiles herramientas de edición de imágenes (más sobre eso más adelante), puedes previsualizar rápidamente cómo los efectos cambiarán tu imagen simplemente pasando el mouse sobre cada efecto. De manera similar, al pasar el mouse sobre diferentes fuentes en Word, el documento cambiará en tiempo real antes de que te comprometas.

Office 2010 hace que esta funcionalidad de "ver antes de comprometerse" esté disponible en más que solo cambios estilísticos en tu documento. Algunas de nuestras nuevas características de interfaz favoritas son las herramientas de vista previa de pegado que te permiten ver cómo se verá el contenido pegado antes de comprometerte a agregarlo a tu documento. En Word 2010, por ejemplo, una vez que hayas copiado información en otro lugar, puedes pasar rápidamente el mouse sobre las herramientas de vista previa de pegado para ver cómo aparecerá el contenido utilizando el formato de la fuente, el formato combinado o cómo se verá con el formato de la fuente eliminado.

Características

Junto con mejoras en la interfaz como la Cinta en todas las aplicaciones de Office 2010, Microsoft Office 2010 ofrece una serie de características que deberían reducir el tiempo que pasas recopilando información para que puedas dedicar más tiempo a una presentación sólida. Herramientas simples de edición de imágenes y videos son adiciones bienvenidas para cualquiera que trabaje con medios en sus documentos y presentaciones. Muchas de las nuevas características alejan tus presentaciones de los habituales puntos de viñeta y hacia efectos visuales más atractivos.

PowerPoint ahora proporciona opciones para editar videos directamente dentro del programa. Puedes recortar videos para que tu audiencia vea solo el contenido de video que deseas que vean. También puedes agregar efectos de video, desvanecimientos e incluso crear disparadores de video para lanzar animaciones durante tu presentación. Estos marcadores de video pueden usarse para activar subtítulos en puntos específicos durante un video, por ejemplo. Cuando trabajas en una presentación estática, como una publicación, boletín o folleto, Office 2010 te permite corregir el color y agregar efectos artísticos y bordes a las imágenes, por lo que no necesitarás un editor de imágenes de terceros. Encontramos que muchas de estas características son bastante intuitivas una vez que logramos localizarlas en sus pestañas de Cinta apropiadas. Como muchas características en Office 2010, no es la funcionalidad lo que puede ser desafiante, sino más bien acostumbrarse a la característica que lo es.

Outlook ha visto muchas mejoras notables en características en Office 2010, que ahorrarán tiempo a los usuarios en sus tareas diarias de correo electrónico si superan la curva de aprendizaje inicial. La nueva Vista de Conversación te permite agrupar hilos juntos para que puedas ver toda una conversación en un solo lugar. Con mucha competencia en las herramientas de búsqueda en línea de Gmail de Google, Outlook 2010 necesitaba hacer atractivas nuevas características para seguir siendo competitivo, y esta función hace que buscar en el correo electrónico sea mucho más fácil. También puedes ejecutar Limpiar para eliminar mensajes y hilos redundantes, por lo que solo tendrás la información que necesitas sin tener que escanear varios correos electrónicos. Microsoft recibió críticas mixtas durante las pruebas beta de esta función, pero creemos que esta podría ser una de esas características (como la Cinta) que se volverá más útil a medida que los usuarios se acostumbren a una nueva forma de hacer las cosas. Una nueva característica llamada Quicksteps te permite crear macros para tareas diarias comunes como el reenvío regular de correos electrónicos específicos a terceros. Supongamos que tienes correos electrónicos de ventas de varias partes que te envían regularmente, pero necesitan ir a otra persona dentro de tu empresa. Con Quicksteps podrías crear una macro personalizada que enviara automáticamente ese correo electrónico con solo hacer clic en un botón. Al igual que las características de Vista de Conversación, Quicksteps no es inmediatamente intuitivo, pero después de un poco de estudio, te ahorrará una enorme cantidad de tiempo procesando correos electrónicos en el futuro. A pesar de los ajustes para simplificar tu procesamiento de correo electrónico, Outlook aún parece más en sintonía con grandes clientes empresariales que con empresas más pequeñas que probablemente podrían arreglárselas con alternativas en línea.

La nueva coautoría en Word, PowerPoint y OneNote, así como capacidades avanzadas de gestión de correo electrónico y calendarios en Outlook, hacen que la colaboración sea mucho más fácil, reduciendo el tiempo que se tarda en terminar grandes proyectos con varios colaboradores. Las empresas están obligadas a usar Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft Windows SharePoint Services para colaborar en proyectos, pero los usuarios privados pueden acceder a su trabajo utilizando Windows Live y aplicaciones web en SkyDrive. Word y PowerPoint ahora tienen un mecanismo de sincronización para evitar cambios repentinos mientras trabajas en un proyecto (una preocupación importante en la beta). Nos preguntamos cómo reaccionarán las personas a este cambio específico, ya que ahora la única forma de tener coautoría en vivo (sin necesidad de sincronizar cambios) será a través de OneNote. En cualquier caso, ofrecer acceso a documentos compartidos en aplicaciones empresariales clave desde cualquier lugar es algo que cualquier negocio internacional o viajero de negocios puede apreciar. Google Docs, aunque no tan elegante, son extremadamente fáciles de compartir con otros usuarios, por lo que ofrecer OneNote como la única opción puede no ser suficiente.

Las ediciones en vivo en OneNote son solo una de las nuevas características para la aplicación similar a un cuaderno de Microsoft. Esbozar ideas, colaborar en tiempo real y agregar imágenes, videos, audio y texto están todos disponibles en OneNote mientras se sitúa al lado de lo que estás trabajando. Esto te permite soltar secciones de texto, imágenes y otros detalles en la interfaz de OneNote para mantener todas tus ideas en un solo lugar. Una Barra de Navegación mejorada facilita saltar entre cuadernos para copiar o fusionar información. Cuando colaboras en un proyecto, OneNote ahora cuenta con un resaltado automático para que puedas encontrar rápidamente los cambios en tu cuaderno desde tu último guardado. Características como estas, junto con nuevos estilos visuales y una versión web con cambios en vivo, hacen de OneNote la herramienta colaborativa clave de la suite. Nuestra única pregunta es si las personas aceptarán OneNote como su herramienta principal para la colaboración en vivo, ya que tiene menos reconocimiento de nombre que aplicaciones más grandes en la suite.

Además de las herramientas de colaboración mejoradas, ahora podrás trabajar en tus documentos desde cualquier lugar con versiones web simplificadas de Word, PowerPoint, Excel y OneNote. Los componentes basados en la web facilitarán compartir información, ya sea desde tu computadora de casa, tu teléfono o cuando estés viajando por negocios. Las aplicaciones web preservan el aspecto y la sensación de un documento independientemente del dispositivo en el que estés trabajando, incluso si es tu smartphone. Estas aplicaciones parecen funcionar como se anuncia en su mayoría, pero nos preguntamos qué tan bien funcionarán las versiones basadas en la web cuando las cargas de los servidores alcancen varios millones de usuarios. Lo que distingue a estas aplicaciones de Google Docs y otros servicios es que tus documentos y hojas de cálculo conservan su formato, lo que le da a las aplicaciones web de Office 2010 una ventaja sobre sus contrapartes en línea.

Excel también ha recibido algunos ajustes, con hojas de cálculo más fáciles de leer, codificadas por colores y herramientas inteligentes para traer la información que necesitas. En Excel 2010, puedes navegar por las pestañas para acceder a fórmulas, insertar diagramas y gráficos, y rápidamente importar datos de fuentes conectadas. Una nueva característica llamada Sparklines te permite crear un pequeño gráfico en una sola celda. Esto permite a los usuarios comparar datos a través de múltiples celdas con elementos gráficos añadidos para hacerlos más fáciles de leer y detectar tendencias a lo largo del tiempo. Estos movimientos parecen sugerir que Microsoft está tratando de hacer que las hojas de cálculo sean un poco más accesibles para un público más amplio. Damos la bienvenida a las nuevas características de personalización, especialmente porque Excel conserva las poderosas herramientas que los usuarios han llegado a esperar.

Quienes estén involucrados en la creación de sus propias publicaciones y boletines apreciarán los nuevos cambios en Publisher 2010. Con varias plantillas disponibles, puedes agregar tus gráficos y marcas de negocio personales y luego previsualizarlos en tiempo real a través de cada estilo de plantilla. Microsoft ha añadido ligaduras y Alternativas Estilísticas a las fuentes para que puedas agregar tus propios toques personales a tus publicaciones. Al igual que las otras aplicaciones de las que hemos hablado en Office 2010, Publisher ofrece las mismas nuevas y útiles herramientas de edición de imágenes, por lo que los efectos, la corrección de color, el recorte y más están a solo unos clics de distancia.

Integración de Hotmail

Tarde en llegar a nuestros laboratorios (y tarde en el juego, algunos podrían decir, con Google y Yahoo liderando el camino) están algunas de las nuevas características que Windows Live Hotmail admitirá cuando se lance a todos los usuarios en julio o agosto. Microsoft dice que se ofrecerá a los usuarios la opción de subir documentos de Office o imágenes a sus SkyDrives, y luego enviar un enlace de su trabajo a un amigo que use Hotmail. Esto eliminará la necesidad de tener cuidado al compartir archivos grandes para presentaciones, videos o grandes colecciones de fotos, porque los documentos existirán en la nube. El destinatario podrá ver documentos en su formato original y archivos multimedia grandes en su bandeja de entrada sin necesidad de esperar una gran descarga. Esto le da a los usuarios de Hotmail la oportunidad de elegir qué contenido desean descargar de SkyDrive.

Como resultado de las nuevas características añadidas a Hotmail, las imágenes y videos también recibirán nuevas opciones, incluida la capacidad de ver automáticamente una colección de imágenes en una presentación de diapositivas, y la capacidad de ver fotos y videos de servicios de terceros como FlickR, SmugMug, Hulu y YouTube, todo sin tener que salir de Hotmail. Microsoft también dice que enviará información de correo electrónico, calendario y contactos de Windows Live, y más a tu teléfono Windows Mobile utilizando Exchange ActiveSync.

Otras nuevas características que vimos en la demostración incluían secciones separadas para ver información de envío y correos electrónicos de sitios web sociales, que representan una cantidad significativa de todos los mensajes de correo electrónico.

Conclusión

¿Ofrece Office 2010 lo suficiente como para que valga la pena la actualización desde versiones anteriores? Creemos que en gran medida depende de cómo uses Microsoft Office. Nuevas plantillas y acceso rápido a herramientas de edición de video e imagen son adiciones bienvenidas para aquellos que crean presentaciones visuales de su contenido. Los serios usuarios avanzados de hojas de cálculo apreciarán las nuevas características que vinculan datos en Excel mientras hacen que los datos complejos sean más accesibles en la Cinta y más emocionantes visualmente. Las nuevas funciones de limpieza de conversaciones de Outlook y Quicksteps para acciones comunes de correo electrónico podrían ahorrar mucho tiempo a los usuarios diarios de correo electrónico, si están dispuestos a aprender inicialmente. Si sientes que Office 2003 u Office 2007 tienen todas las funciones que necesitas en tu línea de trabajo, entonces probablemente haya pocas razones para actualizar.

Obviamente, la Cinta es ahora el método preferido en toda la suite para acceder rápidamente a las funciones. Si no te gustó la Cinta en Office 2007, probablemente no te gustará ahora, pero creemos que hay mucha utilidad en tener una herramienta de interfaz común en todas las aplicaciones; podría valer la pena aprender una nueva forma de hacer las cosas si deseas optimizar tu flujo de trabajo.

Las nuevas características de integración de Hotmail que se lanzarán junto con Office 2010 pueden darle a Google Docs una buena competencia si funcionan como se anuncia. Estamos impresionados con lo que hemos visto hasta ahora, pero necesitaremos reservar nuestro juicio hasta que los usuarios confíen en las nuevas características en masa.

Office 2010 es una actualización digna para aquellos que desean nuevas plantillas y estilos visuales, mejores formas de editar contenido multimedia en publicaciones y presentaciones, y métodos más fáciles de colaboración. La capacidad de trabajar desde cualquier lugar con las nuevas aplicaciones web es sin duda una gran razón para actualizar si tu trabajo requiere ese tipo de flexibilidad.