Microsoft Office Basic 2007 para Windows

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La ambiciosa reconstrucción desde cero de Microsoft Office Standard 2007 presenta interfaces drásticamente diferentes y nuevos formatos de archivo. La nueva versión de Office se ve tan diferente de sus predecesores que probablemente provocará intensas respuestas de amor-odio entre los usuarios. Esta actualización no es para todos: Si eres paciente, ansioso por probar las últimas herramientas y dispuesto a reaprender la mayor parte de lo que ya sabes sobre Office, entonces puede que disfrutes el desafío de Microsoft Office 2007. Word, Excel y PowerPoint 2007 pueden producir documentos y presentaciones más pulidos, y las nuevas capacidades de programación de Outlook lo convierten en un centro de comunicación más útil. Los profesionales que desean impresionar a clientes y compañeros con informes, gráficos y presentaciones atractivas encontrarán que esta es una actualización digna. Los usuarios de Office por primera vez pueden tener más facilidad que los veteranos para orientarse.

Sin embargo, si solo usas una pequeña fracción de lo que ofrece Office o sentiste que aprender a usar Office 2003 fue lo suficientemente doloroso, entonces quizás quieras dejar Office 2007 en la estantería o probarlo gratis durante dos meses primero. Imaginamos que los usuarios avanzados que han dominado los rincones y recovecos de las versiones anteriores maldecirán la pronunciada curva de aprendizaje. Pero ten cuidado: La nueva era de Office afecta incluso a aquellos que no actualizan, y se necesita una herramienta de conversión para permitir que las versiones anteriores de Office abran los archivos predeterminados de Office 2007, que son archivos Open XML.

Office 2007 ofrece características complejas que aún no puedes encontrar en otros lugares. Sin embargo, también se queda corto en áreas clave. La integración entre las aplicaciones no es tan completa como esperábamos, y no hay una forma de un clic para colaborar con otros en una edición sin comprar la herramienta de colaboración en línea Groove de Microsoft o trabajar dentro de un entorno de servidor. La llegada de Office 2007 se produce en un momento en que un número creciente de herramientas competidoras son más simples, cuestan menos (si no son gratuitas) y manejan las mismas características básicas. Curiosamente, a pesar de su gran cantidad de servicios de Windows Live y Office Live, Microsoft decidió no construir un puente hacia la Web para todos los usuarios de Office.

Ediciones de OfficeRevisamos Microsoft Office Standard 2007, que cuesta un sustancial $399, o $239 para actualizar. Este paquete incluye Word, PowerPoint, Excel y Outlook, además de herramientas de Office que gestionan configuraciones de idioma e imágenes e incluyen una herramienta de diagnóstico para usar en caso de un fallo. Los hogares que no necesitan correo electrónico de escritorio deberían optar por Office Home & Student a $149 (sin opción de actualización), un nuevo paquete aproximadamente equivalente a Office Student y Teacher 2003 pero con OneNote en lugar de Outlook. El paquete básico, que incluye Word, Excel y Outlook, solo viene preinstalado en computadoras vendidas por fabricantes que tienen acuerdos de licencia de software con Microsoft. A $449 ($279 de actualización), Microsoft Office Small Business 2007 cuesta $50 menos que la edición Profesional que incluye el programa de base de datos Access. Solo las ediciones Enterprise y Ultimate de $679 ($539 de actualización) incluyen la nueva herramienta Groove. Y curiosamente, tanto las ediciones Enterprise como Professional Plus carecen del componente Business Contact Manager de Outlook, que los usuarios corporativos podrían desear para sus esfuerzos de marketing.

InstalaciónPasando rápidamente por las opciones, nuestra instalación más rápida de Microsoft Office Standard 2007 no tomó más de 20 minutos en una computadora con Windows XP. Sin embargo, si tienes curiosidad por los detalles, siéntate en tu silla. Pasamos 40 minutos solo hojeando el Acuerdo de Licencia de Usuario Final de 10,379 palabras y nos detuvimos antes de poder entenderlo todo. Aquí hay algunos de los aspectos destacados: Se te permite instalar el software de Office 2007 en dos computadoras; debes aceptar descargar actualizaciones cada vez que Microsoft decida que las necesitas; y Microsoft puede verificar tu clave de licencia en cualquier momento para asegurarse de que no estés usando software pirateado. Nos hubiera gustado que Microsoft explicara mejor los servicios basados en Internet a los que Office 2007 puede conectarse.

Cuando elegimos Personalizar la instalación en otra PC, el proceso fue más complicado. Es una pena que, aunque este proceso te permite elegir qué elementos instalar, no explica qué te perderás si rechazas, por ejemplo, las herramientas de Office. Y aunque Microsoft muestra tu espacio disponible en el disco duro así como cuánto de eso es necesario para tu conjunto de aplicaciones seleccionadas, no hay indicación del tamaño de cada aplicación individual y te quedas a merced de tus habilidades de resta aquí. Al final, instalamos todo lo disponible.

A partir de ese momento, cargar la suite de Office en nuestro disco duro tomó 15 minutos exactos. Office Standard 2007 es más pequeño que sus predecesores, con aproximadamente 3GB. A diferencia del sistema operativo Windows Vista, el nuevo Office no exige el hardware más nuevo. Office 2007 se supone que funcionará igual ya sea en Windows XP, Windows Server 2003 o Windows Vista. Como mínimo, necesitarás tener Windows Server 2003 con Service Pack 1 o Windows XP SP2 en un procesador de 500MHz con 256MB de RAM (512MB o más para Outlook con Business Contact Manager, que viene en las ediciones Small Business, Professional y Ultimate). Sin embargo, por supuesto, esto descarta a aquellos que aún utilizan versiones anteriores de Windows.

Aunque los términos del EULA eran menos que transparentes, nos complació que Microsoft ofreciera la configuración de instalación menos intrusiva por defecto. Por ejemplo, las Opciones de Privacidad dejan a los usuarios decidir si conectarse automáticamente a la Ayuda en línea, así como descargar un archivo que rastrea continuamente los problemas del sistema. No aparecieron accesos directos de Office 2007 en nuestro escritorio ni en nuestra bandeja del sistema, tampoco. La Barra de Acceso Rápido de Office, una función que desapareció en la versión 2003, ha vuelto, ubicada dentro del menú de Herramientas de Office.

InterfazUna vez que abres cada aplicación de Office 2007, verás una interfaz azul radicalmente diferente que es más brillante que en el pasado. Word, Excel y PowerPoint organizan las características dentro de una barra de herramientas Ribbon con pestañas que reemplaza en gran medida los menús desplegables grises y los cuadros de diálogo de un cuarto de siglo de software de Office. El menú del logo de Office, anclado en la esquina superior izquierda, agrupa muchos comandos de los antiguos menús Archivo y Edición. Outlook carece del botón de logo y adopta el Ribbon solo dentro de sus ventanas de composición de mensajes y programación. Hay un conjunto básico de pestañas siempre activas, así como pestañas contextuales que se ocultan hasta que el software detecta que las necesitas. Por ejemplo, la pestaña de Formato de Herramientas de Imagen solo aparece cuando haces clic en una imagen. Al principio nos quedamos perplejos sobre cómo formatear imágenes, tablas y gráficos hasta que nos acostumbramos a hacer clic en ellos primero.

Los programas de Office 2007, que comparten un nuevo motor gráfico, enfatizan fuertemente las formas de decorar documentos. Las Galerías de Estilos desplegables te permiten previsualizar cómo aparecen nuevas fuentes, temas de color, estilos de gráficos, imágenes y demás antes de aplicar el cambio. Esto es genial para seleccionar entre menús de fuentes o plantillas de páginas. Al mismo tiempo, sin embargo, el cambio de forma "inteligente" puede confundir a aquellos que no se dan cuenta de que deben hacer clic en un estilo para aplicar un cambio de formato. En la mayoría de los casos, los estilos preformateados solo presentan colores dentro del mismo rango ya utilizado por tu documento. Y a veces las galerías desplegables se extienden hacia el documento y oscurecen los gráficos o imágenes que estás tratando de cambiar, y no puedes apagarlas.

Tampoco las vistas previas dinámicas se aplican a todos los elementos de estilo. Por ejemplo, desde la pestaña Diseño de Página de Word, PowerPoint y Excel, puedes previsualizar Temas de colores y plantillas al pasar el ratón sobre ellos. Pero la opción de Bordes de Página te lleva a un cuadro emergente antiguo y poco útil sin vistas previas dinámicas.

Por un lado, los novatos en el software de Office, particularmente los jóvenes aprendices visuales, pueden encontrar la interfaz de 2007 más fácil de dominar que Office 2003. La mayoría de los comandos están etiquetados con íconos, y muchos se expanden en menús desplegables. Sin embargo, hay inconsistencias, como botones que abren cuadros de diálogo más antiguos. Y muchos elementos se han movido a lugares que no consideramos intuitivos. Por ejemplo, el diccionario y el tesauro en Word están bajo la pestaña Revisar, no Referencias cerca de los botones de nota al pie y bibliografía. Y el comando Insertar Filas en Excel 2007 se encuentra debajo de la pestaña Inicio, no de la pestaña Insertar. Asimismo, el botón Nueva Diapositiva de PowerPoint está bajo Inicio en lugar de Insertar. ¿Notas un patrón? Aunque la pestaña Inicio alberga muchas funciones de uso frecuente, no es el primer lugar donde buscamos.

Después de más de un año alternando entre Office 2003 y versiones de prueba de Office 2007, aún nos resulta difícil romper viejos hábitos. Microsoft publicita la capacidad del Ribbon para ayudarte a "navegar, seleccionar y hacer clic". Sin embargo, si estás actualizando, podrías quedarte atascado en la etapa de "navegación" más tiempo del que te gustaría, ralentizando tu trabajo.

En lugar de acumular más funciones, Word 2003 por sí solo tenía alrededor de 1,500 comandos, Microsoft intentó mostrar mejor las funciones que ya existían. En cierta medida, el Ribbon cumple este objetivo, ya que es más fácil encontrar Formato Condicional en Excel, entre otras herramientas sofisticadas. Y la pestaña Vista en Word y Excel proporciona mejor opciones para ver dos o tres documentos abiertos a la vez.

Puedes personalizar Word, Excel y PowerPoint hasta cierto punto, como agregar botones a la pequeña Barra de Herramientas de Acceso Rápido, pero no tanto como con sus predecesores. Afortunadamente, los atajos de teclado permanecen iguales; solo presiona ALT en cualquier momento para ver pequeñas "insignias" que etiquetan las teclas rápidas para los comandos del Ribbon. Nos gusta que puedas ocultar el Ribbon haciendo doble clic en cualquier pestaña. Además, Microsoft ha eliminado a Clippy, el molesto asistente animado que interrumpía tu trabajo en Office 2003. Una nueva barra de herramientas de formato rápido sutil en Word 2007 aparece y desaparece cerca de tu cursor. En general, nuestro ajuste de interfaz favorito es la barra deslizante en la esquina inferior derecha que te permite acercar y alejar con facilidad.

CaracterísticasMuchos de los cambios en Office 2007 parecen superficiales. Con esto, queremos decir que hay un fuerte énfasis en hacer que documentos, hojas de cálculo y presentaciones sean más agradables a la vista. Puedes ajustar el brillo de las imágenes, por ejemplo, y agregar efectos 3D como sombras y brillos a imágenes y gráficos. Y muchas de las características que podrían parecer nuevas son simplemente más fáciles de encontrar en la nueva interfaz. El útil Inspector de Documentos proporciona formas antiguas y nuevas de limpiar metadatos ocultos en archivos. Pero no esperes demasiadas características nuevas.

Word 2007 ofrece algunas herramientas básicas que de otro modo buscarías en programas de autoedición como Microsoft Publisher o Adobe InDesign. Una serie de nuevas plantillas, así como estilos preformateados y diagramas SmartArt, te permiten embellecer informes, volantes, etc., con imágenes y gráficos. Sin embargo, no puedes controlar con precisión la colocación de los elementos de diseño en la página como puedes hacerlo con software de publicación profesional. Y para los redactores que solo trabajan con texto simple, hay poco motivo para actualizar. Hay un nuevo método para comparar borradores de documentos lado a lado, pero aún no puedes publicar un archivo protegido por contraseña en la Web sin tener Groove o herramientas de servidor. Al mismo tiempo, los investigadores académicos deberían apreciar los útiles menús desplegables de notas al pie, citas y tablas de contenido en la pestaña Revisar. Y las nuevas habilidades de blogging de Word podrían ser útiles, pero incluso su HTML depurado es mucho más desordenado de lo que nos gustaría.

Encontramos que el diseño del Ribbon en Excel mejora su utilidad para trabajar con hojas de cálculo complejas. Por ejemplo, los científicos y otros investigadores pueden acceder a todas las fórmulas en prácticos menús desplegables. Puedes hacer ordenamientos de datos más profundos y trabajar con hasta un millón de filas. Es más fácil encontrar el Formato Condicional para dibujar mapas de calor o agregar íconos para mostrar patrones de datos. Además, junto con los otros gráficos más llamativos en Office, los gráficos de Excel reciben un lavado de cara.

Probablemente querrás actualizar a PowerPoint 2007 si dependes frecuentemente de presentaciones de aspecto profesional para ayudar a cerrar un trato. Los nuevos temas de plantillas son más atractivos y menos planos que los del pasado, aunque hay poco nuevo en la gestión de contenido multimedia.

Entre las cuatro aplicaciones de Office Standard, Outlook 2007 proporciona las mejoras más prácticas. Para empezar, te permite arrastrar tareas y mensajes de correo electrónico al calendario, una característica muy esperada que simplifica la programación. La nueva Barra de Tareas y el resumen de calendario y la capacidad de marcar un correo electrónico para seguimiento en un momento específico son excelentes para la gestión del tiempo. El lector RSS integrado de Outlook es útil si gestionas muchos feeds de noticias, pero nos decepcionó que solo se empareje con feeds RSS en Internet Explorer 7 y no en otros navegadores. También desearíamos que hubiera una forma más sencilla de organizar los mensajes de correo electrónico que en carpetas anidadas y Carpetas de Búsqueda. Etiquetar mensajes por tema podría ser agradable, como permite Gmail. La nueva Búsqueda Instantánea, que te permite explorar mensajes de correo electrónico, entradas de calendario, tareas y contactos, mejora la torpe búsqueda de Outlook 2003. Además, la nueva protección de Outlook contra el correo no deseado y las estafas de phishing desactiva enlaces sospechosos. Pero Outlook 2007 utiliza los estándares HTML de Word 2007 en lugar de los de Internet Explorer 7, lo que podría hacer que algunos de tus boletines se vean desiguales en comparación con su apariencia en Outlook 2003.

Al enviar archivos adjuntos de correo electrónico desde Word, Excel y PowerPoint, la ventana de composición de Outlook se abre con todas sus opciones de formato. La integración ha mejorado en todas las aplicaciones, pero aún no está completamente ahí. Por ejemplo, nos gusta que puedas modificar la apariencia de un gráfico dentro de Word y PowerPoint mientras gestionas los datos conectados en Excel al mismo tiempo. Puedes hacer clic en una vista previa de una presentación de PowerPoint adjunta a un mensaje de correo electrónico de Outlook. Pero, ¿por qué no puedes obtener una vista rápida y de panel dividido de dos aplicaciones a la vez en ningún otro momento?

Estamos decepcionados por la actual falta de integración con servicios basados en la Web. Si no deseas comprar Groove para colaborar con otros usuarios de Groove, y no estás utilizando Office en un servidor de oficina compartido, entonces tendrás que recurrir a un servicio de terceros, como Zoho Writer, Google Docs & Spreadsheets y ThinkFree para subir y colaborar en documentos sin tener que enviarlos por correo electrónico. Esperábamos ver tales capacidades añadidas, quizás en forma de vínculos con Windows Live de Microsoft o Office Live.

Cada aplicación guarda el trabajo en los nuevos formatos Office Open XML (ver nuestra guía y video). Busca una X en la nueva extensión de documento: DOCX reemplaza DOC, XLSX reemplaza XLS, y así sucesivamente. Los documentos, presentaciones y hojas de cálculo de 2007 comprimen más datos en menos kilobytes que sus predecesores. Si un archivo se corrompe, deberías poder recuperar su contenido mejor que en el pasado porque los archivos almacenan texto, imágenes, macros y otros elementos por separado.

Ten en cuenta que cuando abres archivos de Office más antiguos con las aplicaciones de 2007, trabajarás en Modo de Compatibilidad con menos funciones hasta que conviertas los archivos al nuevo formato. Y al igual que con el lanzamiento de Office 1997, no puedes abrir un archivo con la nueva extensión de inmediato al usar versiones anteriores de los programas. ¿Qué pasa si tienes el nuevo software pero necesitas compartir trabajo con personas que no han actualizado? Las aplicaciones de 2007 te permiten guardar archivos compatibles hacia atrás, pero no por defecto. Aquellos que están ejecutando Word 2003 o 2000 y necesitan abrir un archivo DOCX de Word 2007 deben descargar un Paquete de Compatibilidad de una sola vez.

Servicio y soporteLas ediciones en caja de Microsoft Office 2007 incluyen una guía de inicio decente de 174 páginas. Durante los primeros 90 días, puedes contactar con soporte técnico por teléfono gratuito entre las 5:00 a.m. y las 9:00 p.m. hora del Pacífico en días laborables, y de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. los fines de semana. La ayuda en cualquier momento con problemas relacionados con la seguridad o virus también no cuesta nada. Más allá de eso, el soporte telefónico y por correo electrónico cuesta un doloroso $49 por incidente. Puede tardar hasta un día hábil en recibir una respuesta por correo electrónico. Pagarás un exorbitante $245 por incidente ($490 fuera de horario) por ayuda telefónica con problemas "avanzados", la mayoría de los cuales se aplican a empresas. Afortunadamente, la ayuda en línea de Microsoft es excelente, aunque estamos descontentos de que Microsoft y otros fabricantes de software estén promoviendo cada vez más la asistencia de autoservicio. Dicho esto, nos gustan especialmente las Guías de Referencia de Comandos para Word, Excel, y PowerPoint, que te guían a través de dónde se han movido los comandos desde Office 2003. También puedes plantear preguntas a la gran comunidad de usuarios de Microsoft Office a través de foros de soporte y chats gratuitos. Y la instalación de Microsoft Office Diagnostics incluida está diseñada para detectar y reparar problemas si algo sale mal.

Conclusión¿Deberías actualizar a Microsoft Office 2007? Depende de cómo trabajes. Si te importa el estilo y quieres jugar con nuevas plantillas de documentos, entonces Office 2007 debería complacerte. Outlook supera a sus predecesores si necesitas apoyarte en él a diario para gestionar reuniones y tareas. Al mismo tiempo, si ya usas pocas de las características de Office 2003 o anteriores y te va bien, entonces hay poco motivo para gastar cientos de dólares en el nuevo software.

La radical nueva interfaz de las aplicaciones de Office 2007 ha llegado para quedarse, y es probable que genere algunos imitadores. Para un paquete de software con tantas capas de características, tiene sentido agrupar funciones dentro de íconos y pestañas en lugar de un revoltijo de cuadros de menú. Al mismo tiempo, creemos que algunos usuarios encontrarán las pestañas y galerías dinámicas más distractoras que útiles. Anticipamos que algunos fabricantes de software de Office rivales capitalizarán la pronunciada curva de aprendizaje de Office 2007 y tratarán de atraer a los usuarios con la relativa simplicidad de aplicaciones con interfaces de menú desplegable que se parecen y se sienten más como Office 2003 y anteriores.

Dado que Microsoft ha abierto parte del código fuente de Office 2007 a los desarrolladores, prepárate para ver todo tipo de complementos, como pestañas de interfaz adicionales, de desarrolladores de terceros. En este momento, sin embargo, Microsoft no ha creado una galería en su sitio web para ayudarte a encontrar tales extras. Office 2007 no se acerca a la simplicidad de alternativas emergentes basadas en la Web, pero sirve mejor una multitud de características y es mucho menos pesado que en el pasado.