Google Workspace para Webware

La colección de editores y servicios de Google Docs -- que incluye Docs, Sheets, Slides, Forms, Keep, Drawings y almacenamiento en Drive -- es una colección gratuita, fácil de usar y sorprendentemente rica de herramientas de productividad.

Ventajas

Son gratuitos: Al igual que otros servicios de consumo de Google -- incluyendo Gmail y Calendar -- las aplicaciones de productividad de Google Docs son gratuitas para usar en cualquier navegador, incluyendo Google Chrome y Mozilla Firefox.

En la nube: Tus archivos se almacenan en el almacenamiento en la nube de Google Drive. De forma gratuita, obtienes 15GB de almacenamiento para archivos de Gmail y Google Photos y cualquier cosa que almacenes en tu unidad, como videos, imágenes y PDFs. Todos los cambios se guardan automáticamente en la nube.

Sin embargo, algunos archivos no cuentan para tu límite de almacenamiento. Los documentos que creas en Docs, Sheets y Slides no utilizan espacio, y las fotos que almacenas utilizando la configuración de Alta Calidad de Google Photos también tienen un trato preferencial.

Si llegas al límite gratuito, puedes comprar 100GB de espacio por $19.99 al año o 1TB por $99.99 al año. Y si realmente necesitas espacio, paga $199.99 al mes por 20TB de almacenamiento en la nube.

Por defecto, necesitas estar conectado al servicio en la nube de Google para trabajar en tus archivos, pero puedes instalar una extensión de Google Docs en Chrome para activar el acceso sin conexión a tus archivos cuando no estés conectado. También puedes activar la capacidad de crear, editar y abrir tus archivos mientras estás sin conexión en la configuración de cada aplicación. Necesitas usar el navegador Chrome para trabajar con tus archivos sin conexión.

Fácil de colaborar con otros: Puedes compartir un documento de texto, hoja de cálculo o presentación tocando el botón Compartir en la esquina superior derecha y luego añadiendo personas por nombre o dirección de correo electrónico. Si es más fácil, puedes crear un enlace compartible para enviar a tus colegas. Puedes controlar si los colaboradores pueden editar, comentar o solo ver el archivo y si pueden descargar, imprimir o copiar el documento. También puedes controlar si los colaboradores pueden compartir el archivo con otros.

Los colaboradores pueden añadir comentarios a un archivo y responder a los comentarios de otros. Puedes ver las ediciones de los colaboradores en tiempo real y chatear con otros que trabajen en un archivo en una ventana de mensajes.

Al seleccionar Archivo > Historial de versiones, puedes ver versiones anteriores del archivo y ver cambios con marcas de tiempo. También puedes restaurar una versión anterior si deseas revertir ediciones.

Procesador de texto: La aplicación de procesador de texto Google Docs te permite crear, editar y formatear documentos de texto. Docs te da control sobre los estilos de texto y el formato de párrafos y te ayuda a crear listas con viñetas y numeradas y columnas de texto. También puedes establecer tus propios estilos predeterminados para títulos, subtítulos y encabezados. Para volver a aplicar estilos rápidamente, Docs ofrece una herramienta de Formato de Pintura para copiar el formato entre textos. Docs te permite hiperenlazar texto, añadir imágenes que tengas en Drive o Google Photos, e insertar gráficos y tablas que construyas en Docs o importes de Slides. Puedes ver un esquema de tu documento, ejecutar un corrector ortográfico y ver el conteo de palabras y caracteres.

Hojas de cálculo: Con la aplicación Google Sheets, puedes crear, editar y formatear hojas de cálculo y manejar tareas comunes de hojas de cálculo. Por ejemplo, puedes construir gráficos y diagramas, usar fórmulas integradas y realizar cálculos utilizando funciones. Sheets viene con una útil colección de tipos de gráficos, y a través de su herramienta Explorar, la aplicación puede sugerir tipos de gráficos y análisis para tus datos. La herramienta Explorar puede sugerir tablas dinámicas para ayudarte a entender conjuntos de datos y descubrir patrones. También puedes grabar macros y a través de Google Apps Script escribir scripts para realizar funciones personalizadas y extraer datos de otros servicios de Google.

Slides: Slides es la aplicación de presentación de Google. Puedes crear diapositivas, crear transiciones, trabajar con texto y formas, y crear tablas y gráficos que hayas construido en Sheets. Puedes añadir imágenes y animaciones e incrustar videos. Como un bono, puedes controlar tu presentación desde tu teléfono, presentando a través de Chromecast a un monitor o mediante un chat de video de Google Hangouts. Al igual que otras aplicaciones de presentación, Slides te permite crear notas del presentador y presentar diapositivas en una vista de presentador que te permite ver tus notas, ver las próximas diapositivas y llevar un control del tiempo.

Aplicaciones complementarias: Google ofrece un conjunto de aplicaciones de productividad relacionadas para apoyar Docs, Sheets y Slides: Keep, una aplicación fácil y rápida para tomar notas, crear listas, hacer dibujos y grabaciones de voz, y almacenar imágenes; Drawings, una herramienta de diagramación que viene con símbolos de diagramas de flujo y otras formas para ayudarte a crear y editar dibujos, diagramas de flujo y diagramas; y Forms, para crear encuestas y cuestionarios con respuestas recopiladas en Sheets.

Compatible con archivos de Office: Puedes importar archivos de Microsoft Office -- incluyendo conjuntos de datos de Excel -- y convertirlos en archivos de Google Docs. Con el Modo de Compatibilidad de Office (OCM), puedes trabajar en archivos de Office en sus formatos nativos, y puedes guardar y exportar archivos en un formato de Office.

Plantillas: Google ofrece más de 100 plantillas de texto, hoja de cálculo y presentación -- tanto creadas por Google como de terceros -- para darle a tus documentos un aspecto pulido. Las plantillas van desde currículos y propuestas de trabajo hasta presupuestos anuales, horarios y listas de tareas.

Complementos: A través de complementos de terceros, puedes extender la funcionalidad de Docs, Sheets y Forms. Los complementos van desde herramientas de gráficos hasta creadores de bibliografías para usos empresariales y educativos. También puedes añadir elementos personalizados, como menús y cuadros de diálogo a Docs, Sheets y Forms con Google Apps Script.

Una suite de trabajo: Si estás buscando una versión empresarial de las aplicaciones, Google tiene G Suite, que incluye Gmail, Docs, Drive y Calendar adaptados para el lugar de trabajo. La suite viene con herramientas de seguridad y administración a nivel empresarial y la aplicación Hangouts Meet para realizar videollamadas con hasta 25 personas dentro y fuera de tu organización. Los precios comienzan en $5 por persona.

Desventajas

Dependencia de funciones premium: Las aplicaciones de Google Docs parecen seguir el principio 80/20, donde el 80 por ciento de los usuarios aprovechan el 20 por ciento de las funciones de una aplicación. Las aplicaciones de consumo de Google carecen de algunas capacidades avanzadas que puedes encontrar en una suite de productividad de pago como Microsoft Office. Así que si estás en el 20 por ciento que necesita capacidades de alta resistencia, las herramientas de Google pueden no satisfacer tus necesidades.

Preocupaciones de privacidad: Google depende en parte de la configuración de un usuario y del historial de navegación web para servir anuncios. Aunque tienes control sobre lo que compartes con Google a través de tu configuración de usuario, la empresa monetiza tus actividades relacionadas con Google.

Conclusión

A menos que estés buscando hacer un trabajo pesado con tus aplicaciones de productividad, las aplicaciones gratuitas y colaborativas de Docs, Sheets y Slides de Google y el almacenamiento en la nube de Drive deberían ser más que suficientes para la tarea.

• G Suite ahora es Google Workspace.
• Las aplicaciones de productividad que conoces y amas en G Suite no desaparecerán: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat y todas las demás seguirán siendo la base de la experiencia de Google Workspace.
• Para las pequeñas empresas, estamos introduciendo ofertas personalizadas que facilitan y hacen rentable comenzar con Google Workspace, incluyendo herramientas de colaboración y productividad de primer nivel, protecciones de seguridad y controles administrativos.
• Para las grandes empresas, estamos introduciendo un conjunto de ofertas con características adicionales de productividad, controles administrativos de nivel empresarial y nuestras capacidades de seguridad y cumplimiento más avanzadas, disponibles tanto a nivel de equipo como de organización.
• Experiencia de usuario profundamente integrada.