Google Docs para iOS

Si eres un usuario de Microsoft Word que no ha podido justificar el costo de Office 365, Google Docs puede ser justo lo que necesitas: es gratuito, utiliza el almacenamiento en la nube de Google Drive para que puedas acceder a tus archivos desde cualquier lugar, y tiene excelentes herramientas para la colaboración y la redacción. Echemos un vistazo más de cerca a lo que Docs tiene para ofrecer.

Pros

Es completamente gratuito: A menos que estés utilizando G Suite en tu lugar de trabajo, Google Docs no tiene tarifas, y ninguna de sus versiones muestra anuncios. Gracias al dinero que Google genera en otros lugares, puede ofrecer Docs a usuarios no empresariales como una especie de herramienta promocional para la marca en su conjunto.

Docs utiliza tu cuenta de Google Drive para el espacio de almacenamiento, por lo que técnicamente no es gratuito si necesitas más de los 15 GB que vienen con él.

El almacenamiento en la nube hace que tu trabajo sea accesible desde cualquier lugar: Por defecto, tus documentos se guardan en tu cuenta de Google Drive, y se guardan prácticamente en tiempo real a medida que escribes. Así que dondequiera que puedas acceder a tu cuenta de Google, podrás acceder a tus archivos, y no tendrás que lidiar con la fusión de múltiples versiones de los mismos. Puedes trabajar en un documento dentro de la aplicación, luego sentarte en una computadora y continuar justo donde lo dejaste.

También puedes trabajar sin conexión: Al mismo tiempo, no se requiere una conexión a Internet para usar Docs, aunque debes configurarlo mientras aún estás conectado. Simplemente abre un documento en la aplicación, toca el botón de menú de tres puntos en la esquina superior derecha y activa el interruptor "Disponible sin conexión" cerca de la parte inferior. Esto te permite seguir trabajando cuando conectarte a Internet es poco fiable, prohibitivamente caro o imposible.

Si estás utilizando G Suite, el acceso sin conexión puede estar deshabilitado por tu administrador, así que verifica la política de tu empresa al respecto antes de salir de viaje de negocios.

Herramientas de edición extensas pueden preservar cada etapa de un documento: Google Docs mantendrá un historial continuo de cada edición realizada en un documento, por lo que nunca perderás material de borrador inicial que puedas querer restaurar más tarde. También puede rastrear cambios, y puedes agregar comentarios y sugerencias a cualquier palabra, oración o párrafo. Entre el almacenamiento en la nube y el historial de documentos, debes esforzarte mucho para estropear un documento o perder el acceso a él.

Compartición y exportación robustas: Puedes compartir tu documento con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, y ellos pueden editarlo en tiempo real contigo. O puedes enviarles una copia, o puedes crear un enlace que puedes enviar a varias personas o difundir públicamente. Por último, solo puedes hacer una copia adicional para almacenar en Google Docs, para enviar más tarde o para preservar un borrador específico.

Contras

No puedes hacer que tus archivos sean completamente privados: Para los usuarios individuales de Google Drive (donde se almacenan todos tus documentos de Google Doc), Google retiene una copia de las claves de cifrado que utiliza para proteger tu cuenta. Si bien esto les permite restaurar el acceso si pierdes tu contraseña, estas claves también pueden verse comprometidas por una violación de seguridad, un error de software o una filtración. Las fuerzas del orden también pueden obtener acceso sin que se te notifique.

Debido a estos problemas potenciales, documentos particularmente sensibles, como declaraciones de impuestos, un contrato de trabajo o un testamento, probablemente no deberían almacenarse en tu Google Drive, a menos que quizás ya los estés protegiendo con un robusto cifrado del lado del cliente. En última instancia, el mejor lugar para esos tipos de documentos sigue siendo la caja de seguridad de tu banco.

Conclusión

Aunque Google Docs no es la opción más segura para almacenar o trabajar con datos verdaderamente sensibles, sigue siendo muy difícil de superar como un procesador de textos colaborativo, con características que históricamente han estado reservadas para productos de pago.

• Colaboración rica - incluyendo comentarios, ediciones y más - con cualquier persona con la que necesites trabajar, independientemente de si tienen una cuenta de Google.
• Registro de auditoría para la colaboración con visitantes, de modo que todas las interacciones sean monitoreadas y registradas.
• Capacidad para revocar el acceso y eliminar colaboradores según sea necesario.
• Menor necesidad de descargar, enviar por correo electrónico o crear archivos separados para trabajar con usuarios externos que no tienen cuentas de Google.
• Si el visitante elige crear una cuenta de Google Workspace con su dirección de correo electrónico, su colaboración e historial de actividad se conservarán después de que se cree la cuenta.