Records Management para Android

Desarrollado por la Oficina del Programa Sea Warrior del Departamento de la Marina, PMW-240, y publicado por Tracen Technologies, Inc.

Aplicación Móvil de Gestión de Registros

La aplicación de Gestión de Registros del Departamento de la Marina (DON) es la versión móvil del curso de formación en Gestión de Registros del DON disponible a través de NKO. Esta formación anual obligatoria proporciona al personal directrices y mejores prácticas de Gestión de Registros de acuerdo con las regulaciones federales. La formación ayuda a los usuarios a comprender los métodos generales de conservación de registros y sus propios deberes respecto a los registros que son responsables de mantener. También educa al usuario sobre la eliminación de registros en papel a favor de registros electrónicos.

Todo el personal del DON es responsable de mantener los registros que ha creado. Legalmente, un registro se define como toda la información registrada, independientemente de su forma o características, hecha o recibida por una agencia federal en relación con la transacción de negocios públicos y preservada (o apropiada para preservación) por esa agencia como evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno de los EE. UU. Ejemplos de registros incluyen documentos originales finales, correspondencia oficial y memorandos, correos electrónicos de altos funcionarios, registros de políticas firmados, archivos de casos de personal, registros legales y registros financieros, entre otros elementos.

La Gestión de Registros implica toda la planificación, control, dirección, organización, formación, promoción y otras actividades de gestión asociadas con la creación, mantenimiento, uso y disposición de registros. Una Gestión de Registros exitosa logra una documentación adecuada y correcta de las políticas y transacciones del Gobierno Federal y una gestión efectiva y económica de las operaciones de la agencia.

Esta aplicación te ayudará a comprender el ciclo de vida de los registros, las disposiciones, los registros vitales, los registros electrónicos, los registros senior y la información relacionada. En particular, la aplicación te ayudará a entender tus propias responsabilidades respecto a la Gestión de Registros. Algunas de esas responsabilidades incluyen:

- Asegurarte de conocer las políticas y procedimientos de tu agencia respecto a la Gestión de Registros,

- Revisar el plan de archivos de tu oficina y determinar los materiales de los que eres responsable de mantener,

- Seguir la orientación de retención y disposición especificada en el calendario de registros,

- Informar a tu Gerente de Registros de cualquier discrepancia o actualización necesaria en el plan de archivos, y

- Entender que puedes ser considerado responsable si un registro no se gestiona adecuadamente.

Verificación de Finalización del Curso

El personal militar puede usar la aplicación para completar su formación anual obligatoria. Las finalizaciones de fin de curso pueden ser enviadas por correo electrónico al Sistema de Gestión y Planificación de Formación de la Marina (NTMPS) para su visualización en la Chaqueta Electrónica de Formación (ETJ).

Los usuarios deben conservar los correos electrónicos del Certificado de Finalización del curso en la carpeta de Elementos Enviados de su teléfono móvil hasta que se pueda verificar la publicación exitosa en su ETJ o Sistema de Gestión de Formación de la Flota (FLTMPS).

Si la finalización no aparece en ETJ o FLTMPS después de 72 horas, los usuarios pueden desear reenviar una copia del correo electrónico a su supervisor o Coordinador/POC de Formación de FLTMPS como verificación de finalización. Si es necesario, el Coordinador de FLTMPS puede registrar la finalización del curso manualmente utilizando el Formulario de Finalización de Evento de Aprendizaje de FLTMPS.

¿Preguntas? Contacta con la Oficina de Soporte de NTMPS en ntmps.support@navy.mil o 1-866-438-2898.